吉林交通职业技术学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党、政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范》等规定，结合我院工作实际，特制定本办法。
第二条 办法所称档案，是指我院在教学、科研、产业、基建、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会当前及长远具有保存价值的各种文学、图表、声像等不同载体的文件材料。
第三条 学院档案是全院师生员工智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，档案部门必须坚持集中统一管理的基本原则，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。全员师生都有保护档案的义务和责任。
第四条 档案工作是我院工作的重要组成部分，是办好学院的一项基础工作，是维护学院历史真是面貌的一项重要事业。学院应把档案工作纳入自身总体发展规划，加强对档案工作的领导。各单位必须把档案工作纳入议事日程，重视本部门的文件材料的形成、积累、归档工作，纳入有关人员的职责范围，作为考核内容之一。
第二章 体制、机构、人员和任务
第五条 吉林交通职业技术学院档案工作受省教育厅的领导，同时接受各级档案部门的指导、监督与检查。
第六条 学院设综合档案室。综合档案室隶属于学院办公室，由分管理学院办公室的院领导分管。学院各部门都要有一名负责人分管本单位的档案工作，并视需要设兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、管理、保管和移交工作，形成档案工作管理体系。
第七条 学院综合档案室即是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的科学文化事业机构，具有对全院档案工作统一管理、实行指导、监督与检查的责任。
第八条 学院档案工作人员属档案专业技术人员，其编制人数应根据上级文件要求并视我院实际情况确定。档案工作队伍要保持相对稳定。
第九条 学院档案部门的基本任务。
（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法令和法规，规划全院档案工作。
（二）建立和建全学院各类档案管理制度和实施规范，并负责指导、监督和检查执行情况。
（三)负责对学院各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管工作。
（四）努力开展档案的开发和利用工作。
（五）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。
（六）采取多种形式开展档案的宣传教育活动，增强师生员工的档案管理意识。
第三章 文件材料的积累、立卷和归档
第十条 学院应建立和完善文件材料的立卷归档制度，并将其纳入教学、科研、管理和有关人员的职责范围。以确保各项工作完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十一条 学院任何个人在从事教学、科研、产业、党政管理、外事等活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为己有。凡学院有重大活动、庆典、捐赠等事项，在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像，均应及时归档。
第十二条 我院实行文件材料形成部门立卷的制度。
（一）学院个部门的兼职档案工作人员（文书）应根据本部门的业务规律，将办理完毕的文件材料按类别、问题、时间排列载入档案袋，以便立卷向档案部门移交。
（二）学院计划财务处和其他经济独立核算单位每年形成的会计档案，应制定专人按照归档要求，负责整理立卷，按规定的时间向档案部门移交。
第十三条 凡需归档的文件材料必须“遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷，编写页号、填写案卷目录、拟写好案卷标题和保管期限；编制移交目录一式二份，由部门负责人和档案工作人员签字后向学院综合档案室移交、交接双方签字。
第十四条 对归档的各种载体的文件材料，必须做到书写工整、装订整洁、一律用碳素或蓝黑墨水，不符合要求的由立卷部门负责改进和复制。
第十五条 文件材料归档范围应该《吉林交通职业技术学院档案实体分类发》规定的六大类收集归档。即党群、行政、教学、基建、设备、财务等。各门类档案的具体归档范围请参阅《吉林交通职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。
第四章 档案的管理和利用
第十六条 学院档案部门要按照《高等学校档案实体分类法》的要求，对各类档案进行分类、编号、排架、编制案卷目录和其他检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便，管理手段先进。
第十七条 要定期检查档案保管情况，发现破损、字迹褪色的档案，要及时修补和复制。
第十八条 电子档案在管理过程中应明确职责，责任到人。电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。要配备专用的计算机及软、硬件系统，保证电子档案的有效识读。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握使用计算机系统的操作技能，组织编写电子档案的各种检索工具。
第十九条 如有单位撤销、合并和人员变动时，必须认真进行清点和妥善保管各类档案，经有关部门批准后，向接受单位办理移交，任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。
第二十条 各类档案保管期限：学院各类档案按其价值将保管期限分为永久、长期、短期三种。
（一）凡记录学院重要活动，对教学。科研等具有长久参考和研究价值的，应定为永久保存；凡是在较长时间内具有利用价值的，定为长期保存；凡在短时间内具有利用价值的定为短期保存；凡是介于俩种保管期限之间的文件材料，其保管期限一律从长。
（二）会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期俩种；定期管理期限十五年。
各种会计档案保管期限，从会计年终了后的第一天算起。
第二十一条 学院档案部门所保存的档案，主要供本院利用，如其他单位或个人需查阅或利用时，必须遵守我院档案管理规章制度。本院工作人员因工作需要，可直接查找、借阅本单位归档的档案。非本院人员查阅档案时，应持单位介绍信或身份证，经档案部门负责人同意后，方可查阅。
第五章 奖励与处罚
第二十二条 对专、兼职档案工作人员，在档案的收集、管理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应由学院给予表彰和奖励。
第二十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，或因玩忽职守而造成档案损失的领导和个人，应视情节轻重，依照法律规定由学院给予行政处分，构成犯罪的由司法部门追究其刑事责任。
第二十四条 本办法自二零零五年八月一日起实施。
