吉林交通职业技术学院文件
吉交院院字〔2022〕19号
关于印发《吉林交通职业技术学院
合同管理办法》的通知
学校各单位（部门）：
为进一步提升我校依法治校水平，深化巡视整改，进一步规范校内合同管理，现《吉林交通职业技术学院合同管理办法》已于2022年4月11日第十次党委会审议通过，现印发给你们，请知悉并遵照执行。
附件：吉林交通职业技术学院合同管理办法
吉林交通职业技术学院
2022年4月11日
吉林交通职业技术学院办公室 2022年4月11日印发
附件
吉林交通职业技术学院合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为切实加强合同管理，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指学校在民事活动中与自然人、法人以及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条 凡是以学校名义签订的合同均适用本办法，统一由学校政策法规办公室办理。
第四条 学校订立合同原则上应当采用合同书形式，学校依法规范和完善各类合同的审查、签订、履行及纠纷处理程序，明确各部门、单位及有关人员的责任，保证各类合同的合法性与可行性。
第五条 学校合同管理实行承办、归口、审查和备案程序。
第二章 管理机构及职责
第六条 学校政策法规办公室是学校合同的管理部门。相关职能部门根据职责范围为相应类型合同的归口管理部门，发起订立或者负责履行合同的部门为合同的承办部门。
学校政策法规办公室是合同的间接责任人，主要职责为：
1.牵头制定学校合同管理的规章制度；
2.负责合同印章管理与使用及合同的编号、备案、归档；
3.负责组织学校法律顾问对合同进行法律审核，并依据法律顾问提出的意见对合同进行法律审核反馈；
4.协助合同承办部门做好合同订立、审核、履行过程中相关事务的协调工作；
5.为学校各部门合同事务提供法律咨询服务，对合同纠纷提供法律协助；
6.汇总统计学校合同年度数据；
7.完成学校交办有关合同管理的其他工作。
第七条 合同承办部门是合同的第一责任人，主要职责为：
1.负责如涉及中标按照《中华人民共和国招标投标法（2017修正）》中第46条规定，招标人和中标人应在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同;
2.负责所承办合同的可行性分析论证和对方当事人的资信调查；
3.负责合同的洽谈和文本起草；
4.负责审查合同相对人的主体资格、资质、经营范围、履约能力等相关情况；合同相对人委托代理人身份、代理权限等情况；合同标的是否真实、可行；合同标的、数量、质量、履行期限、付款方式、违约责任等主要条款；
5.负责将合同提请学校政策法规办按规定程序审定；
6.负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料；
7.负责合同变更的谈判和文本起草；
8.牵头负责处理合同纠纷；
9.负责与合同有关的其他事项。
第八条 归口管理部门是合同的间接责任人，主要职责为：
1.组织或者参与重要合同谈判、起草工作；
2.根据部门职责对草拟合同进行审核；
3.负责审查承办部门起草合同的依据是否真实准确；合同约定内容是否与招投标文件或者谈判结果相符；合同内容是否违反国家政策或者学校规定；是否采用示范文本或者是否对示范文本主要条款作实质性变更；
4.监督合同承办部门履行情况；
5.参与处理合同纠纷。
第九条 会签部门是合同的间接责任人，主要职责为：
1.国有资产处核对合同与标书标的是否一致，配合承办部门办理合同的审批手续；
2.计划财务处负责核查重要合同的经济类条款是否符合上级和学校有关财经政策和财务管理规定；
3.审计处负责核查合同中项目是否需要按规定进行审计（维修工程招标审计范围：项目资金额度3万元以上含3万元；维修工程结算审计范围：所有工程项目都进行结算审计，没有额度限制；货物、服务采购项目招标审计范围：项目资金额度50万元以上(含50万元）；
4.校企合作处负责核查学校与行业企业签订的产教融合、校企合作合同（协议）中有关机制体制、利益分配等方面事项；
5.其他单位适合同标的参与会签。
第三章 合同审批
第十条 合同按性质、所涉金额大小和重要程度，分为重要合同与一般合同。
重要合同包括：
1.金额在20万元以上（含20万元）合同；
2.学校与企业、本科、中职、成人教育、社会培训、国际合作等合作办学合同；
3.事关学校改革发展稳定或战略合作类合同；
4.其他涉及学校重大利益、权利义务关系复杂、可能存在较大法律风险的合同。
一般合同包括：重要合同以外的其他合同为一般合同。
第十一条 重要合同经承办部门负责人确认、归口管理部门审核后，由党委会、院长办公会会议记录人员视上会情况按照会议记录核实通过后，再由分管校领导审批，经会签部门会签后至政策法规办，政策法规办按照律师审核意见对线下纸质版合同进行审定签署。
第十二条 一般合同经承办部门负责人确认，报分管校领导审批后，送政策法规办公室依据律师审定意见签署。
第十三条 如承办部门不接受律师审定意见需在审批单上注明原因和具体条款，并承担相应责任和风险。所有合同各部门都不允许出现倒签， 需严格按照有关管理规定和程序签订，否则政策法规办无权予以用印。
第十四条 校长是学校法定代表人，授权各归口管理部门负责人签署相应合同。
第十五条 合同承办部门提供的资料必须真实可靠完整。对于资料不完整或不真实的，政策法规办有权拒绝审签；纪检监察部门对弄虚作假行为将追究有关人员的责任。
第十六条 合同送交审核时，承办部门应当提供相关材料。
重要合同送交审核时，原则上应当提供以下材料：
1.拟定的合同文本及其附件；
2.招投标文件、开标评标记录（谈判记录）、中标通知书等；
4.合同相对人主体资格、资质、信誉、履约能力等方面的证明材料；
5.分管校领导审批通过的《吉林交通职业技术学院合同审批表》；
6.其他需要提供的资料。
第十七条 政策法规办公室委托律师提出的合同修改意见或者整改要求，承办部门应当采纳，并与合同相对人协商一致后修改合同文本，重新提交审核审查。律师合同审核时限一般为2个工作日，紧急合同或其他特殊情形可由政策法规办公室协调律师加急处理。合同审核通过后，由承办部门负责人填写《合同审批确认单》，因特殊原因未予采纳的，承办部门应当在《合同审批确认单》做出书面说明并经分管校领导签字后方可签署合同。
第十八条 政策法规办公室应对签订的合同予以登记，编制连续合同编号，并建立工作台账。
第十九条 合同到期，由原合同承办单位重新履行合同审批程序。
第四章 合同签署
第二十条 政策法规办公室审核通过合同后，由校长或校长授权人在合同文本上签字并加盖吉林交通职业技术学院合同专用章。
特殊需要加盖学校公章、校长签字章的，按学校行政印章用印程序办理。
第二十一条 合同的订立、变更和解除一律采用书面形式。凡国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本；没有标准合同文本的由合同承办单位参照标准合同格式文本制定规范的合同。
第五章 合同履行与变更
第二十二条 合同签订后，承办部门应当本着诚实守信的原则全面履行合同，并督促合同相对人全面、及时履行合同。
第二十三条 归口管理部门应当对合同的履行情况进行监督检查。
第二十四条 合同履行完毕后，执行部门应当及时向归口管理部门报告合同履行情况及结果。
第二十五条 在履行合同过程中，确需补充、变更或解除的，应在双方协商一致的基础上，由合同承办部门拟定补充、变更、解除协议，按前述流程签订变更或解除合同的协议。变更或解除合同文本作为原合同组成部分和更新部分，纳入本规定的管理范围。
第二十六条 合同经过审批后，涉及支付或应收款项的需向计划财务处提供合同原件或复印件，并留计划财务处存档，计划财务处根据合同及相关文件，方可办理项目决算，否则不予办理。
第二十七条 发生合同纠纷时，执行部门应当与合同相对人积极协商，并保存好往来函件、会议记录、电话录音等材料。承办部门可以向学校计划财务处报告并申请暂停、暂缓支付。
第二十八条 合同在履行过程如有违约，由合同双方协商解决，如协商不妥，由承办部门提交书面申请，由分管校领导按照党政议事规则提交党委会或者院长办公会审定通过后，按会议决定走相关法律程序解决，切实维护学校合法权益。
第六章 合同订立责任
第二十九条 本办法所称合同订立责任是指承办部门、归口部门在合同订立工作中由于不正确履行职责或违反国家法律法规、学校规定给学校造成重大损失、不良影响或后果，而应当承担相应的法律责任。
第三十条 有下列情形之一，学校可以视情节轻重，依据国家法律法规和学校相关规定追究相关部门负责人、经办人及有关工作人员的纪律责任和法律责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：
1.违反程序和规定擅自对外签订合同的；
2.签订有重大缺陷合同或无效合同的；
3.应当签订书面合同但未签订的；
4.承办部门和有关人员没有按本规定履行职责，失职的；
5.在合同签订或履行过程中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的构成渎职或以权谋私的将依法追究法律责任；
6.擅自变更、转让和解除合同的；
7.在学校处理合同纠纷的过程中，隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的；
8.泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密的；
9.丢失或者擅自销毁、隐匿合同文本及其相关资料的；
10.如有未履行合同审批程序，财务部门予以付款的，将追究相关各承办部门和财务部门行政责任，给学校造成损失的，将追究其法律责任；
11.其他违反法律法规和学校规定，给学校造成损失的。
第七章 合同归档
第三十一条 学校相关部门及其工作人员应当做好合同信息保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密、商业秘密及学校内部信息。
第三十二条 合同文本、合同用印（协议）审批表、合同审批确认单、中标通知书复印件均交政策法规办公室存档。被授权签订合同的承办部门留存合同文本及审批复印件，须指定专人保管合同，并及时检查合同执行情况。
第三十三条 纪检监察部门有权监督合同的履行及相关行为。
第三十四条 处理合同纠纷涉及的协商记录、解决方案或者仲裁、诉讼等材料，由承办部门整理归档。
第三十五条 本办法在原合同管理办法基础上予以修订，自2022年4月11日之日起执行，原合同管理办法废止，具体由学校合同管理部门负责解释。法律、法规中另有规定的按其规定执行。
附表：1. 吉林交通职业技术学院重要合同（协议）审批表
2. 吉林交通职业技术学院一般合同（协议）审批表
3. 合同审批确认单
附表1
吉林交通职业技术学院重要合同（协议）审批表
一、承办部门： 合同标题： 附件： 项目金额（大写）： （小写）： 负责人签字： 经手人： 年 月 日 |
二、合同立项：_____年__月__日，经学院___________________会议通过立项。 校办负责会议记录人签字 ： 年 月 日 |
三、主管校领导审批：
年 月 日 |
四、相关部门会签： 年 月 日 |
五、政策法规办或法律顾问审核：
年 月 日 |
六、校领导会签：
年 月 日 |
注：由政策法规办备案、存档。
附表2
吉林交通职业技术学院一般合同（协议）审批表
一、承办部门： 合同标题： 附件： 项目金额（大写）： （小写）： 负责人签字： 经手人： 年 月 日 |
二、主管校领导审批：
年 月 日 |
三、政策法规办或法律顾问审核：
年 月 日 |
注：由政策法规办备案、存档。
附表3
合同审批确认单
合同名称：
报送日期： 报送部门：
负责人： 法律顾问审核日期：
上述合同内容已经完成审批流程，法律顾问已经进行审查修改，现由负责人对以下情况进行确认：
一、是否已接受法律顾问于【 】年【 】月【 】日审查的合同版本中的全部修改意见（包括批注内容）？
□是 □否
未接受法律顾问意见原因说明：
二、除按律师意见修改外，是否对【 】年【 】月【 】日报送的合同版本进行了其他修改？
□是 □否
修改部分说明：
本人保证上述情况属实，如因未如实披露合同修改情况给我校造成损失的，愿承担全部责任。
负责人签字：
日 期：
（注：未按律师意见进行修改的合同须主管领导签字确认。）
