吉林交通职业技术学院会议室使用管理办法
为加强学院会议室管理，规范会议室合理有序使用，保证会议室设施完好和环境整洁，保障各类会议顺利召开，结合我院实际，特制定本管理办法。
一、会议室管理
学校办公室管理的会议室主要包括：综合实训楼五楼，第一会议室、第二会议室、第三会议室；六楼学术报告厅和多功能厅。会议室统一归学院办公室管理，实行专人专管。主要负责：会议室的管理和安全防范工作。
(一）会议室规模及用途
1．第一会议室主要用于学院中层干部会议或接待上级机关检查工作，可容纳90人，具备多媒体会议功能。
2．第二会议室主要用于学院各类小型会议，可容纳16人。
3．第三会议室主要用于学院党委会和院长办公会，接待上级领导和外宾，可容纳43人，具备多媒体会议功能。
4．学术报告厅主要用于召开学术交流会和研讨会，可容纳120人，具备多媒体会议功能。
5．多功能厅主要用于学院召开全体教职工大会和大型报告会，可容纳320人，具备多媒体会议功能。
（二）日常管理
1．第一会议室、第二会议室、第三会议室的日常卫生由专人负责；学术报告厅和多功能厅由三名勤工助学的学生负责。
2．会议室内地面、门窗、桌椅应干净、明亮、摆放整齐、有序，桌椅上无杂物，室内无与会议室无关的物品。
3．会议室内音响设备等易落灰尘的物品随时擦拭；房门拉手处、开关无污渍。
4．会议室应在每次会议后由会议室使用单位，进行一次防火检查，关闭所有用电设备、切断电源，关好门窗、锁好门；并及时清扫卫生，整齐摆放桌椅，清理废纸等杂物。
5．卫生清扫要坚持高标准，以积极的态度认真对待，并自觉维护和保持。
二、会议室的使用审批程序
(一)会议室的使用遵循先全局性会议后部门会议、先紧急会议后一般会议的原则。使用会议室应在会议召开的前一天向学校办公室提出申请，填写《会议室使用审批表》，申请通过后方可使用。
（二）如遇特殊情况，由办公室负责调整会议室的使用。
三、会议室的使用要求
（一）使用会议室的部门在会议召开前，由音响设备操作员调试会议室音响设备。
（二）会议前的准备工作由会议承办单位负责。如需改变会场布置，必须在提交《会议室使用审批表》时说明原因，办公室同意后方可改变会场布置。会议结束后按原貌恢复会议室。
（三）会议期间，请自觉爱护会议室设施，如电子设备、投影仪、音响等，贵重物品由会场使用单位指派专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作；要注意保持卫生，禁止吸烟，禁止随地吐痰，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画，严禁拖动桌椅。
（四）如部门临时取消会议，再需使用时，需重新申请。部门应在预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须终止会议离开会议室。
（五）会议结束后，要认真检查会议室内各项设施，关闭电子设施；桌椅摆放整齐 ；将水瓶、果皮、纸屑等杂物倒掉；门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏，应及时报告行政科科长并照价赔偿。会议室清理完毕后，由会议使用部门负责人检查验收后，拍照留存，将会议室钥匙交还办公室行政科。
（六）未经允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室内设备和物品。若要借用会议室内设备或物品，需经办公室批准，借用完毕后，需要及时归还。
（七）会议室管理人员，在检查会议室时，如果发现会议室使用单位，为按要求在会议结束后对会议室进行清扫，整理等，办公室有权在该单位再次申请会议室时进行管控。
四、本办法于下发之日起执行。
附件：1、 
吉林交通职业技术学院会议室使用审批表.docx
